Kerangka Acuan Audit Internal Puskesmas

Pelaksanaan audit internal merupakan salah satu pilar penting dalam memastikan bahwa Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) beroperasi sesuai dengan standar, peraturan, dan kebijakan yang berlaku. Audit internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk mengevaluasi efektivitas sistem, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan memberikan rekomendasi yang konstruktif. Kerangka Acuan Audit Internal (KAAI) adalah dokumen panduan yang memuat tujuan, ruang lingkup, metodologi, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan audit internal di lingkungan Puskesmas. Penyusunan KAAI yang komprehensif sangat krusial untuk menjamin audit berjalan terarah, sistematis, dan mencapai hasil yang optimal.

1. Latar Belakang

Puskesmas sebagai garda terdepan pelayanan kesehatan primer memegang peran vital dalam mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Dalam menjalankan fungsinya, Puskesmas dituntut untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayanan, efisiensi operasional, dan akuntabilitas publik. Berbagai program dan kebijakan kesehatan terus berkembang, serta tuntutan terhadap kepatuhan terhadap regulasi semakin meningkat. Dalam konteks ini, audit internal menjadi instrumen yang sangat diperlukan untuk memverifikasi kesesuaian pelaksanaan program dengan rencana, mengukur pencapaian tujuan, serta mendeteksi potensi risiko dan kelemahan. Tanpa adanya audit internal yang terstruktur, Puskesmas berisiko mengalami stagnasi, ketidakefisienan, bahkan pelanggaran yang dapat berdampak negatif pada pelayanan dan kepercayaan publik. KAAI adalah fondasi yang menuntun seluruh proses audit internal agar berjalan efektif dan efisien.

2. Tujuan Audit Internal

Tujuan utama dari pelaksanaan audit internal di Puskesmas adalah:

• Memastikan Kepatuhan: Memverifikasi bahwa seluruh kegiatan operasional, program, dan administrasi Puskesmas telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan internal, standar pelayanan, dan standar operasional prosedur (SOP).
• Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi: Mengevaluasi sejauh mana program dan kegiatan Puskesmas mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan penggunaan sumber daya yang optimal. Mengidentifikasi potensi pemborosan, duplikasi, atau inefisiensi lainnya.
• Mengidentifikasi dan Memitigasi Risiko: Menilai berbagai risiko yang mungkin dihadapi Puskesmas, baik risiko operasional, finansial, hukum, maupun reputasi, serta memberikan rekomendasi untuk mitigasinya.
• Mengevaluasi Keandalan Informasi: Memeriksa keandalan dan integritas data dan informasi yang dihasilkan oleh Puskesmas, yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan pelaporan.
• Memberikan Rekomendasi Perbaikan: Menyajikan temuan audit yang objektif dan rekomendasi yang konkret untuk perbaikan sistem, proses, dan kinerja Puskesmas.
• Mendukung Pencapaian Tujuan Strategis: Membantu manajemen Puskesmas dalam mencapai visi, misi, dan tujuan strategisnya melalui identifikasi kesenjangan dan peluang perbaikan.

3. Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit internal di Puskesmas mencakup seluruh aspek operasional dan manajerial, yang dapat dikategorikan sebagai berikut:

• Pelayanan Kesehatan: Meliputi audit terhadap pelaksanaan program-program unggulan seperti Program Pencegahan dan Penanggulangan Penyakit Menular dan Tidak Menular, Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak, Pelayanan Gizi, Pelayanan Laboratorium, Pelayanan Farmasi, dan pelayanan medis lainnya.
• Manajemen Sumber Daya: Mencakup audit terhadap manajemen sumber daya manusia (kepegawaian, kompetensi, kesejahteraan), manajemen keuangan (pengelolaan anggaran, pengadaan barang dan jasa, pertanggungjawaban), manajemen logistik (persediaan obat dan bahan medis habis pakai, pemeliharaan sarana dan prasarana), serta manajemen aset.
• Sistem Informasi dan Dokumentasi: Audit terhadap sistem pencatatan dan pelaporan ( Rekam Medis, Sistem Informasi Manajemen Puskesmas/SIMPUS), manajemen data, serta ketersediaan dan keakuratan dokumen pendukung lainnya.
• Kepatuhan Terhadap Regulasi: Evaluasi kepatuhan terhadap seluruh peraturan dan kebijakan yang relevan, mulai dari undang-undang nasional, peraturan menteri, hingga peraturan daerah, serta standar akreditasi Puskesmas.
• Manajemen Mutu dan Keselamatan Pasien: Audit terhadap implementasi sistem manajemen mutu, termasuk pengendalian dokumen, manajemen risiko, surveilans, pelaporan insiden keselamatan pasien, serta upaya peningkatan mutu pelayanan.

Ruang lingkup dapat disesuaikan berdasarkan prioritas, kebutuhan, dan kompleksitas operasional Puskesmas pada periode audit tertentu.

4. Metodologi Audit

Pelaksanaan audit internal akan menggunakan metodologi yang sistematis, objektif, dan berbasis bukti. Metode yang umum digunakan meliputi:

• Tinjauan Dokumen: Memeriksa dokumen-dokumen relevan seperti SOP, kebijakan, peraturan, laporan program, catatan keuangan, rekam medis, dan bukti-bukti lain yang mendukung.
• Wawancara: Melakukan percakapan terstruktur dengan berbagai pihak terkait, mulai dari pimpinan Puskesmas, kepala unit pelayanan, hingga staf pelaksana, untuk menggali informasi, pemahaman, dan persepsi mengenai pelaksanaan tugas dan fungsi.
• Observasi Langsung: Mengamati secara langsung proses pelaksanaan kegiatan pelayanan atau operasional di lapangan untuk memverifikasi kesesuaian dengan standar dan prosedur yang ditetapkan.
• Kuesioner: Digunakan untuk mengumpulkan data kuantitatif atau persepsi dari responden dalam jumlah besar, yang kemudian dianalisis secara statistik.
• Pengujian Pengendalian Internal: Melakukan pengujian terhadap efektivitas pengendalian yang telah diterapkan oleh manajemen untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan, penyimpangan, atau ketidaksesuaian.
• Analisis Data: Menganalisis data yang terkumpul melalui berbagai metode untuk mengidentifikasi tren, pola, anomali, dan area yang memerlukan perhatian lebih lanjut.

5. Tim Audit Internal

Tim audit internal akan dibentuk dengan mempertimbangkan independensi, objektivitas, serta kompetensi yang relevan dengan area yang akan diaudit. Tim biasanya terdiri dari:

• Ketua Tim Audit
• Anggota Tim Audit (memiliki keahlian di bidang terkait seperti manajemen, kesehatan masyarakat, keuangan, dll.)
• Sekretaris Tim Audit (jika diperlukan)

Tim audit berintegritas, profesional, dan memiliki kemampuan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan temuan secara objektif.

6. Pelaporan Audit

Hasil audit akan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas dalam bentuk laporan audit yang ringkas, jelas, dan informatif. Laporan audit akan memuat:

• Tujuan dan Ruang Lingkup Audit
• Metodologi yang Digunakan
• Ringkasan Temuan
• Rekomendasi Perbaikan
• Kesimpulan

Tindak lanjut atas rekomendasi audit akan dipantau secara berkala untuk memastikan efektivitas implementasi perbaikan.

7. Jadwal Audit

Jadwal audit akan disusun secara berkala, biasanya setiap tahun, dengan mempertimbangkan prioritas area yang akan diaudit, ketersediaan sumber daya, dan kebutuhan Puskesmas. Frekuensi dan cakupan audit dapat disesuaikan dengan kondisi dan dinamika operasional Puskesmas.

Dengan adanya Kerangka Acuan Audit Internal yang jelas dan terstruktur, diharapkan pelaksanaan audit di Puskesmas dapat berjalan lancar, memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan kualitas pelayanan, efisiensi operasional, dan akuntabilitas. Hal ini pada akhirnya akan berdampak positif pada peningkatan status kesehatan masyarakat secara keseluruhan.